شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
استقرار سیستم مدیریت کیفیت به مجموعه‌ای از فعالیت ها شامل ایجاد ساختار سازمانی، تعیین مسئولیت ها و اختیارات، تعیین سیاست ها و اهداف، شناسایی و تعیین فرآیند ها، رویه ها و پایش و ارزیابی عملکرد در یک سازمان گفته می شود.
در واقع منظور از استقرار سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) ایجاد یک سازوکار منسجم مدیریتی است که در جهت بهبود کیفیت محصولات یا خدمات سازمان پیاده سازی و اجرا می یابد. این سیستم شامل رویه‌ها، فرآیندها و چارچوب های مشخصی است که بر اساس استاندارد ایزو ۹۰۰۱ و توسط مشاور ایزو تهیه و ایجاد می گردد و لازمه اجرا و اثر بخشی آن تامین و بکارگیری منابع است که به سازمان کمک می‌کند تا تا بصورت مداوم بهبود را در تمام ارکان دنبال نماید، نیازهای مشتریان را برآورده سازد و به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.
سیستم مدیریت کیفیت چیست؟
سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management System یا QMS) به مجموعه‌ای از سیاست‌ها، تعهد ها، مسئولیت ها، فرآیندها و روش ها و دستورالعمل های مورد نیاز جهت برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فرآیند ها در سازمان با هدف ایجاد تضمین کیفیت در محصولات و خدمات گفته می شود. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به صورت مداوم عملکرد خود را در تمام فرآیند ها، محصولات و خدمات بهبود داده و نیاز ها و انتظارات مشتریان و همچنین الزامات قانونی و مقرّراتی را برآورده نمایند.
عناصر اصلی سیستم مدیریت کیفیت
- خط مشی کیفیت: سیاست های کلی مدیران ارشد سازمان که در قالب خط مشی مدون اعلام و اجرا می گردد.
- طرحریزی کیفیت: شناسایی فرآیندهای سازمان و تعیین منابع، وظایف و اهداف مورد نظر.
- کنترل کیفیت: فعالیت هایی برنامه ریزی شده جهت بازرسی و گزارش دهی وضعیت کالاها و خدمات.
- تضمین کیفیت: برنامه ریزی و انجام فعالیت هایی جهت اطمینان از انطباق فرآیند ها و کل سیستم مدیریت کیفیت با الزامات مربوطه.
- بهبود مستمر: اقداماتی آهسته و پیوسته در جهت حرکت از وضعیت فعلی به وضعیت آتی (اهداف بالاتر) شامل بهبود در کارایی و/یا اثربخشی در فرآیند ها، محصولات و خدمات است.
استانداردهای شاخص در سیستم مدیریت کیفیت
- ISO 9001: این استاندارد یکی از اصلی ترین و کاربردی ترین استانداردهای مدیریت کیفیت است که توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) تدوین گردید است.
- Six Sigma: رویکردی بهبود مستمر که هدف آن کاهش یا به صفر رساندن نقص‌ها و بهبود فرآیندها است.
- Total Quality Management (TQM): مدیریت کیفیت جامع، فلسفه‌ای مدیریتی است که بر بهبود مداوم از طریق مشارکت تمامی کارکنان سازمان و رضایت مشتری تأکید دارد.
فرآیند پیاده‌سازی و استقرار استاندارد مدیریت کیفیت
- شناسایی نیازها، عوامل محیطی و ذینفعان سازمان: شناسایی نیازهای سازمان با در نظر گرفتن عوامل محیطی تاثیر گذار و همچنین نیاز ها و انتظارات طرف های ذینفع.
- تعیین سیاست ها و اهداف: تعیین سیاست ها، ارزش ها، رسالت سازمان، افق سازمان، اهداف کلان و خرد سیستم کیفیت با در نظر گرفتن عوامل محیطی.
- تدوین مستندات سیسیتم مدیریت: ایجاد و مستندسازی فرآیندها و رویه‌های مورد نیاز.
- آموزش کارکنان: آموزش تمامی اعضای سازمان در مورد سیستم مدیریت کیفیت.
- پیاده‌سازی: اجرای خط مشی ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، ثبت سوابق و شواهد اجرای سیستم در تمامی فرآیند های سازمان.
- پایش، تحلیل و بهبود: پایش و اندازه گیری مداوم عملکرد سیستم و اجرای اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر.
مزایای استقرار سیستم مدیریت کیفیت
- افزایش رضایت مشتریان: اطمینان از کیفیت محصولات و خدمات.
- بهبود فرآیندها: بهبود کارآیی و اثر بخشی فرآیندهای سازمان.
- کاهش هزینه‌ها: کاهش نقص‌ها و خطاهای سیستم که منجر به کاهش هزینه‌های مربوطه از طریق انجام اصلاحات و دوباره‌کاری می‌شود.
- افزایش رقابت‌پذیری: بهبود مستمر فرآیند ها، محصولات و خدمات منجر به افزایش توان رقابتی سازمان می‌شود.
- انطباق با الزامات قانونی و مقرّراتی: اطمینان از انطباق سیستم مدیریت کیفیت، محصولات و خدمات با مقررات قانونی و استانداردهای مرتبط.
بهبود مستمر در سیستم مدیریت کیفیت
بهبود مستمر (Continual Improvement) یکی از ارکان اصلی در استقرار سیستم مدیریت کیفیت است که بر بهبود تدریجی و مداوم فرآیندها، محصولات و خدمات تأکید دارد. این نگرش بر اساس این ایده بنا شده است که هیچ فرآیندی کامل نیست و همواره می‌توان بهبودهایی در آن ایجاد کرد. بهبود مستمر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خود را با تغییرات بازار و نیاز مشتریان سازگار نمایند و در رقابت با سایر شرکت ها پیشرو باشند.
اصول بهبود مستمر در سیستم مدیریت کیفیت
- تمرکز بر مشتری: درک و برآورده سازی خواسته های مشتریان.
- فرهنگ مشارکت: تشویق به مشارکت و همکاری همه کارکنان شرکت.
- تحلیل داده‌ها: استفاده و بکارگیری داده‌ها و اطلاعات حاصل از پایش فرآیند و ها و کل سیستم جهت تصمیم‌گیری.
- رویکرد فرآیندی: بهبود فرآیندها به جای تمرکز بر نتایج فردی.
- بهبود تدریجی: انجام تغییرات کوچک و مداوم به جای تغییرات بزرگ و انفجاری.
ابزارها و تکنیک‌های بهبود مستمر
- چرخه PDCA (چرخه ادوارد دمینگ): برنامه‌ریزی (Plan)، انجام (Do)، بازرسی (Check)، اقدام (Act)
- Plan: شناسایی ریسک ها و فرصت‌ها و طرحریزی دستیابی به اهداف بالاتر.
- Do: اجرای برنامه‌های بهبود مستمر.
- Check: کنترل و ارزیابی نتایج محقق شده و مقایسه با اهداف مورد نظر و شناسایی فاصله دو هدف.
- Act: انجام اقدامات اصلاحی/بهبود با هدف دستیابی به اهداف بالاتر.
- Six Sigma: استفاده از فنون مهندسی برای کاهش نقص‌ها و بهبود کیفیت.
- Kaizen: فلسفه‌ای ژاپنی که بر بهبود مداوم با مشارکت همه کارکنان تأکید دارد.
- Benchmarking: مطالعه، ارزیابی و مقایسه فرآیندها و عملکردهای سازمان با بهترین‌های همان صنعت برای شناسایی نقاط قابل بهبود.
- 5S: الگویی برای ساماندهی و ایجاد نظم و انضباط در محیط کاری که شامل پنج مرحله پاکسازی، نظم و ترتیب، پاکیزگی، استانداردسازی و فرهنگ سازی است.
- Root Cause Analysis (تحلیل علل ریشه‌ای): شناسایی علل اصلی مشکلات و از حذف آن‌ها به جای حل مشکلات سطحی.
مزایای بهبود مستمر
- افزایش کارآیی : بهبود فرآیندها از طریق کاهش همزمان مصرف منایع و افزایش خروجی ها یعنی افزایش ستاده نسبت به نهاده در سیستم کیفیت.
- افزایش اثر بخشی : بهبود فرآیندها از طریق تعیین اهداف درست و دستابی به آن.
- افزایش بهره‌وری: بهبود یکپارچه در کارایی و اثر بخشی فرآیند ها، محصولات و خدمات سازمان.
- افزایش رضایت مشتری: افزایش رضایت مشتری به دلیل برآورده سازی خواسته های وی در نتیجه استقرار سیستم کیفیت.