شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
برنامه-ریزی-استراتژیک یک فعالیت مدیریتی در سازمان‌ها می‌باشد که برای تعیین موارد مختلفی استفاده می‌شود. این موارد عبارتند است: تعیین اولویت‌ها، تمرکز منابع و انرژی، اطمینان یافتن از اینکه کارکنان و سهام‌داران در جهت اهداف حرکت می‌کنند، تعیین توافق‌نامه‌ای پیرامون نتایج و خروجی‌ها، و ارزیابی و تنظیم حرکت سازمان در مناسب‌ترین جهت ممکن، برای تطابق یافتن با تغییرات محیطی از منظر دیگر.
می‌توان گفت که برنامه‌ریزی استراتژیک یک تلاش منظم و مستمر است که زیرساخت‌های تصمیم‌گیری و اجرا را در سازمان شکل می‌دهد. این تلاش سبب می‌شود تا مشخص کنیم که سازمان چی هست، چه چیزی را ارائه می‌کند، چرا این محصول را ارائه می‌دهد و برای چه کسی ارائه می‌کند.
همانطور که در بالا هم به آن اشاره شد، برنامه ریزی استراتژیک به موفقیت بلندمدت سازمان توجه دارد. بنابراین تمرکز آن بر آینده است، به عبارتی در این مرحله تلاش می‌شود تا آینده سازمان ترسیم شود و اینکه سازمان در حال حاضر کجا قرار دارد، کدام بخش از مشتریان مورد هدف قرار داده است و در آینده بازار به چه شکلی خواهد بود، سازمان می‌خواهد به کدام سمت حرکت کند و کدام مشتریان را مورد هدف قرار دهد.
استراتژی تعریف های زیادی دارد، اما به صورت کلی، در بر گیرنده ی تعیین اهداف، مشخص نمودن فعالیت های لازم جهت رسیدن به اهداف، و بسیج منابع برای انجام فعالیت ها است.
برنامه استراتژیک چیست؟
برنامه استراتژیک، سندی است که در آن اهداف سازمان، فعالیت‌های مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف و همچنین تمامی عناصر حیاتی مشخص شده در طول برنامه ریزی را در بر می‌گیرد.
به عبارتی این سند، نقشه راهی است که نشان می‌دهد شرکت یا سازمان باید چه مسیری را طی کند تا به اهداف بلندمدت خود برسد. این سند می‌تواند از یک صفحه تا یک کتابچه جامع باشد، که اندازه و حجم آن به بزرگی سازمان و پیچیدگی‌های محیطی آن بستگی دارد.
فرایند توسعه یک برنامه استراتژیک به مدیر و تیمش کمک می‌کند تا در هر لحظه بتوانند مسیر خود را بسنجند. اینکه کجا بوده‌اند؟ کجا می‌خواهند بروند؟ و چگونه می‌خواهند بروند؟
در این بخش به صورت خلاصه 7 بخش اصلی یک برنامه استراتژیک را شرح می‌دهیم:
بیانیه چشم انداز سازمان
بیانیه چشم انداز یک سازمان، یک بیانیه ایده‌آل گرایانه برای سازمان است، اینکه سازمان می‌خواهد در آینده کجا باشد. «آینده» معمولا بین 3 تا 5 سال در نظر گرفته می‌شود، اما می‌تواند از این مقدار بیشتر هم در نظر گرفته شود. چشم انداز مسیر کلی شرکت یا سازمان را مشخص می‌کند، اینکه هدف اصلی سازمان چیست و هر بخش برای رسیدن به آن در کدام جهت حرکت کند. یک بیانیه چشم انداز، «چه» و«چرا»ی هر فعالیت که در سازمان انجام می‌شود را توضیح می‌دهد.
ذکر این نکته ضروری است که چشم انداز نباید خیلی رویایی و غیرمنطقی باشد، به عبارتی باید در تدوین چشم انداز در نظر داشته باشیم که اهداف تعیین شده دست یافتنی باشند.
بیانیه ماموریت سازمان
بیانیه چشم انداز سازمان بیان می‌کند که در آینده کجا می‌خواهیم باشیم، این در حالی است که بیانیه ماموریت سازمان بیان می‌کند که چه باید بکنیم، برای چه کسی و چگونه.تمرکز بر روی ماموریت سازمان، سبب می‌شود که هر روز در جهت چشم انداز خود حرکت کنیم. بیانیه ماموریت می‌تواند گستره انتخاب‌های ما را باریک کرده و یا گسترش دهد.همچنین این نکته را در نظر داشته باشیم که می‌توان چشم انداز و ماموریت را با هم ترکیب کرد و هر دو را در یک بیانیه آورد.
ارزش های اصلی (هسته ای)
ارزش های اصلی یک کسب و کار، اعتقادها و رفتارهای آن کسب و کار را شرح می‌دهد. این موارد شامل چیزهایی است که ما در کسب و کار و یا سازمان خود به آن اعتقاد داریم و ما را قادر می‌سازند که در مسیر ماموریت و چشم انداز خود گام برداریم.
تحلیل SWOT
SWOT یک نوع تحلیل درونی و بیرونی کسب و کار است که بر اساس نقاط قوت و ضعف (عوامل درونی) و فرصت‌ها و تهدید‌ها (عوامل بیرونی) تدوین می‌شود. این تحلیل مشخص می‌کند که امروز کجا ایستاده‌ایم و بر اساس آن می‌توانیم تصمیم بگیریم که بر روی چه چیزی تمرکز کنیم تا به اهداف خود برسیم.
اهداف بلندمدت
اهداف بلندمدت متشکل از سه تا پنج جمله یا ردیف است که یک سطح پایین تر از چشم انداز را بیان می‌کند. به عبارتی این اهداف خرد شده‌ی چشم انداز شرکت است. این اهداف توضیح می‌دهد که برنامه ما برای محقق ساختن چشم انداز چیست.
اهداف سالیانه
هر یک از اهداف بلندمدت را می‌توان به تعداد کمی اهداف سالیانه (سه تا پنج هدف سالیانه) شکست. که تحقق این مجموعه، سبب تحقق یافتن اهداف بلندمدت خواهد شد.
اهداف سالیانه باید اسمارت (SMART) باشند، به عبارتی: مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست یافتنی (Achievable)، واقعی (Realistic)، مبتنی بر زمان (Time-Based).
برنامه‌های عملیاتی
هر یک اهداف سالیانه باید یک برنامه عملیاتی داشته باشد. در برنامه عملیاتی با جزئیات مشخص می‌شود که برای دست یابی به هر یک چه کارهایی را باید انجام دهیم.
چرا به استراتژی و برنامه ریزی استراتژیک نیازمندیم؟
استراتژی، نقشه‌ی راه یک کسب و کار است. سمت و سوی حرکت سازمان را مشخص می کند. یک سازمان موفق، برای ادامه‌ی فعالیت های خود باید یک برنامه مدون استراتژیک داشته باشد.
برخی از ابعاد تصمیمات استراتژیک به شرح زیر می باشد:
مسائل استراتژیک به تصمیمات مدیریت عالی نیاز دارند.
استراتژی یک کسب و کار توسط سطوح عالی آن کسب و کار مشخص می گردد. بنابراین مسائل با ماهیت استراتژیک نیاز به تصمیمات مدیریت عالی آن ساز مان دارد.
مسائل استراتژیک مستلزم تخصیص مقادیر زیادی از منابع شرکت است.
تصمیمات استراتژیک بنا به ماهیت شان، نیازمند حجم زیادی از منابع یک سازمان همچون نیروی انسانی، دارایی هایی فیزیکی و پول هستند که می بایست از داخل و یا خارج سازمان تهیه گردد تا بتوان در راستای رسیدن به اهداف گام برداشت.
مسائل استراتژیک اثرات عمده ای بر رونق بلندمدت سازمان دارند.
تصمیمات استراتژیک ظاهرا سازمان را برای مدت درازی، معمولا پنج سال، متعهد می کند. با این وجود چارچوب اثرات آن بسی فراتر از این مدت است. با تعیین یک استراتژی برای یک سازمان، تصویر ذهنی رقابت و مزیت های آن سازمان به همان سمت و سو گرایش پیدا می کند. سازمان در برخی از بازارهای با برخی ویژگی های رقابتی خاص شناخته خواهد شد. انتقال از این بازارها و محصولات یا تکنولوژی از طریق اتخاذ یک استراتژی کاملا متفاوت، پیشرفت های قبلی را به خطر می اندازد. تصمیمات استراتژیک، خوب یا بد، تاثیر بلند مدتی بر سازمان خواهد داشت.
مسائل استراتژیک آینده نگر هستند.
تصمیمات استراتژیک بر پایه پیش بینی ها و برآوردهای آینده نگری است که توسط مدیران یک سازمان صورت می گیرد. تاکید بر پیش بینی هایی است که به سازمان این امکان را می دهد تا بهترین گزینه استراتژیک را انتخاب نماید.
مسائل استراتژیک در نظر گرفتن عوامل محیط خارجی سازمان را ضروری می سازند.
همه ی کسب و کارها در یک سیستم باز قرار دارند.آنها بر وضعیت بیرونی اثر می گذارند و از آن به میزان قابل توجه و غیر قابل کنترلی اثر می پذیرند. بنابراین برای موفقیت در دستیابی به جایگاه مناسبی در وضعیت رقابتی آینده، مدیران باید نگاهشان به فراتر از محدوده ی عملیاتی کسب و کار خود باشد.
مراحل برنامه ریزی استراتژیک
مراحل برنامه ریزی استراتژیک در منابع و نوشته‌های مختلف، متفاوت است. گاهی برخی منابع هر مرحله را به چند بخش تقسیم کرده و اینگونه است که مراحل بیشتری را بیان می‌کنند. ما در این بخش سعی می‌کنیم معمول‌ترین مراحل جهت تدوین برنامه استراتژی را بیان کنیم:
مرحله نخست: تعیین جایگاه کنونی سازمان / کسب و کار
این مرحله سخت‌ترین بخش برنامه ریزی استراتژیک است، چرا که هر کسی خود را آنگونه تصور می‌کند که می‌خواهد در نظر بقیه بیاید. اما به سختی کسی را می‌توان یافت که خود را، آنگونه که هست تصویر کند.
هر کسب و کاری باید به خوبی بتواند که موقعیت کنونی خود را مشخص کند، روی کاغذ بیاورد و در رابطه با آن صحبت کند. در این مرحله می‌توان جدول SWOT سازمان را مشخص کرد. به عبارتی پس از شناخت خود، می‌توان نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرد.
همچنین در این مرحله، شناختی کلی در رابطه با رقبا، بازار، مشتریان به دست می‌آید. پس از آن جایگاه سازمان در این بین تعیین می‌گردد.
مرحله دوم: تدوین چشم انداز، ماموریت و ارزش‌های بنیادین
پس از آنکه وضعیت سازمان، محصول و خدمات ما در بین رقبا و بازار تعیین شد. زمان است که تعیین کنیم در 5 سال آینده کجا می‌خواهیم باشیم (تعیین چشم انداز) و برای رسیدن به آن قرار است چه محصولاتی را برای چه کسانی و چگونه تهیه کنیم (تعیین ماموریت).
در این بخش تصویر کلی کسب و کار ما برای آینده مشخص می‌گردد. تعیین ارزش‌های بنیادی در این بخش به مسیر دستیابی ما به اهدافمان چارچوب می‌بخشد. برای نمونه اگر در ارزش‌های ما احترام به محیط زیست باشد، به گونه‌ای برنامه ریزی خواهیم کرد که در تولید محصول، کمترین آسیب به محیط زیست را داشته باشیم.
مرحله سوم: تدوین اهداف بلندمدت سازمان
پس از آنکه چشم انداز و ماموریت سازمان مشخص شد. زمان آن است تا اهداف بلندمدت تعیین شود، برای تدوین اهداف بلندمدت سازمان، کافی است چشم انداز سازمان را به سه تا پنج هدف اصلی تقسیم کنیم که با تحقق هر یک، یک گام به آنچه که می‌خواهیم در آینده تبدیل شویم، نزدیک شویم.
مرحله چهارم: تدوین برنامه سالانه سازمان
در این مرحله، اهداف بلند مدت را به چند هدف سالیانه تبدیل می‌کنیم. برای این کار بهتر است که تمامی مدیران بخش‌های مختلف سازمان به همراه تیم‌های کاری مشارکت داشته باشند.
تعیین اهداف سالیانه توسط مدیران و تیم‌ها این مزیت را دارد که هدف گذاری به واقعیت نزدیک‌تر خواهد بود و همچنین مشارکت را در سطح عملیاتی بالا می‌برد. هر یک از اهداف سالیانه باید مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقعی و مبتنی بر زمان باشد. همچنین برای هر یک از اهداف باید یک مسئول در نظر گرفته شود که در قبال دیرکرد و یا عدم تحقق آن پاسخگو باشد و در نهایت هر هدف سالیانه باید یک برنامه اجرایی مشخص و مدون داشته باشد که به راحتی مسیر تحقق آن را مشخص کرده باشد.
مرحله پنجم: بازبینی، بازبینی، بازبینی
برای این کار می‌توان تعدادی سنجه کلیدی عملکرد (KPI) تعیین کرد، با اندازه‌گیری دوره‌ای آنها می‌توان میزان تحقق اهداف سالیانه را سنجید و در صورت مشاهده انحراف، در جهت بهبود تلاش کرد.