شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
سیستم‌های مدیریت (Management System) به مجموعه از خط مشی ها، فرآیند ها، روشها، دستورالعمل ها و سایر فرامین مدیریتی گفته می شود که بر اساس یک استاندارد بیرونی یا داخل سازمانی و در راستای بهبود مستمر فعالیت های سازمان، طرحریزی، اجرا و کنترل می گردد.
هدف اصلی از پیاده سازی سیستم‌های مدیریت، دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، بهبود عملکرد و اطمینان از تطابق با الزامات قانونی و مقرّراتی، مشتری و سایر ذینفعان است.
مدیریت چیست؟
تعاریف زیادی برای مدیریت ارائه شده است که در ادامه به تعدای از آنها اشاره می نماییم و دانشمند مدیریت توجه خاصی به موضوع مدیریت داشته اند بطوریکه، پیتر دراکر، مدیریت را عضو اصلی و حیاتی هر سازمان می داند.
تعریف مدیریت
مدیریت عبارتست از هنر انجام دادن کار با و به وسیله دیگران
مدیریت عبارتست از فعالیتی منظم که در جهت تحقق هدف های معین و از طریق برقرار روبط میان منابع موجود، انجام کار با مشارکت دیگر افراد و مشارکت در تصمیم گیری ها صورت می گیرد.
به فرآیند هماهنگ سازی منابع انسانی و مادی در جهت نیل به اهداف مدیریت گفته می شود.
مدیریت، فرآیندی درگیر شدن در وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل جهت رسیدن به اهداف سازمانی می باشد.
هنری فایول وظایف مدیریت را به شرح ذیل بیان می کند:
- برنامه ریزی (Planning)
- سازماندهی (Organization)
- هماهنگی (Coordinating)
- فرماندهی (Commanding)
- کنترل (Controling)
سیستم چیست؟
سیستم، کلیّتی است متشکل از اجزای به هم پیوسته که با نظم خاصی برای رسیدن به هدفی معین با یکدیگر در تعامل می باشند.
سیستم مدیریت چارچوبی ساختاریافته برای هدایت و کنترل یک سازمان است که از سیاست‌ها، فرآیندها و رویه‌های مستندسازی‌شده تشکیل شده تا به اهداف مشخصی مانند کیفیت، محیط زیست، ایمنی، امنیت اطلاعات و… دست یابد.
انواع سیستم‌ها
از نگاه مدیریتی، انواع سیستم شامل دو دسته سیستم های باز و سیستم های بسته است که سیستم های بسته را سیستم های مکانیکی یا فیزیکی نیز می گویند چرا که این نوع سیستم ها با محیط بیرون خود ارتباط ندارند و صرفا با استفاده از نیروهای داخلی به کار خود دامه می دهند و مناسب سازمان ها محیط های اجتماعی نمی باشد و در مقابل سیستم های باز، به سیستمی گفته می شود که با محیط خارج از خود ارتباط دارد و به بیانی دیگر دارای ورودی از محیط بیرونی بوده و به آن خروجی می دهد که همین امر موجب پویایی می گردد.
آنتروپی:
آنتروپی به معنی هرج و مرج، مرگ و کهولت سیستم است.
آنتروپی منفی:
به فرآیندی گفته می شود که از مرگ سیستم ها به واسطه بکار گرفتن بیش از حد انرژی برای تولید برون دادها جلوگیری می کند.
آنتروپی مثبت:
به آنتروپی مثبت برعکس آنتروپی منفی است ، به این معنی انرژی بیش از حد بکار می رود و از محیط بیرون منابع و اطلاعات وارد نمی گردد که همین امر موجب مرگ سیستم می گردد.
محیط سیستم ها
سیستم‌های مدیریت دارای محیط (بافت سازمانی: داخلی و خارجی) هستند. محیط سازمان ها از عواملی همچون عوامل فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی، رقابتی، تکنولوژیکی و سیاسی تشکیل شده است که می تواند بر سیستم اثرات مثبت یا منفی بگذارد.
تعریف سیستم های مدیریت
سیستم های مدیریت (Management systems) بر اساس استانداردهای بین المللی به مجموعه ای از سیاست ها، فرآیند ها، رویه ها و منابع گفته می شود که به منظور دستیابی به اهداف سازمانی، بهبود مداوم و مدیریت کارآمد عملکرد سازمان طراحی و مستقر می گردد. معمولا سیستم های مدیریت یا توسط سازمان ها طراحی و استقرار می یابد و یا طی دریافت خدمات مشاوره مدیریت، توسط مشاور سیستم های مدیریت طرحریزی و پیاده سازی می گردد.
انواع سیستم های مدیریت
سیستم مدیریت کیفیت
ISO 9001 به مجموعه ای از الزامات برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات و افزایش رضایت مشتری گفته می شود که از طریق استانداردسازی فرآیندها، ایجاد خط مشی ها، رویه ها و کنترل و انجام اقدامات اصلاحی در یک چارچوب منظم و منسجم تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت حاصل می گردد.
سیستم مدیریت زیست‌محیطی
ISO 14001 سیستم مدیریت زیست محیطی به مجموعه ای از سیاست ها، رویه ها و مقررّاتی عملیاتی برنامه ریزی شده گفته می شود که هدف از کاهش اثرات و پیامد های منفی عملیات ها بر جنبه های مختلف زیست محیطی همانند آب، خاک، گیاه و جانوران است.
سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
ISO 45001، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای به سازوکارهای منسجم و سیستماتیکی گفته می شود که طی آن سازمان ها تلاش می نمایند تا با ایجاد محیط های کاری ایمنی و بهداشتی از ایجاد حوادث و بیماری های شغلی چلوگیری نمایند.
سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
ISO 27001، سیستم مدیریت امنیت اطلاعات به مجموعه ای از قوانین و مقرّرات گفته می شود که با هدف محافظت از اطلاعات حساس و کلیدی سازمان در برابر تهدیدات داخلی و خارجی پیاده سازی، اجرا و کنترل می گردد.
سیستم مدیریت انرژی
ISO 50001، سیستم مدیریت انرژی، یکی دیگر از سیستم های مدیریت است که هدف از استقرار آن بهینه‌سازی مصرف انرژی و کاهش هزینه‌های مرتبط با آن در شرکت ها و مراکز صنعتی و اقتصادی می باشد.
سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار
ISO 22301، یک استاندارد بین‌المللی برای ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری و بهبود سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار (BCMS) است. این استاندارد با ایجاد یک چارچوب مدیریتی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در برابر اختلالات، بحران‌ها، بلایای طبیعی، حملات سایبری، قطعی برق یا سایر شرایط اضطراری آمادگی لازم و کافی داشته باشند و بتوانند:
-
فعالیت‌های حیاتی خود را ادامه دهند
-
کمترین آسیب را ببینند
-
سریع‌تر به شرایط عادی برگردند
سیستم مدیریت آزمایشگاه
ISO/IEC 17025، برای تضمین صلاحیت فنی و صحت نتایج آزمون در آزمایشگاه‌های آزمون و کالیبراسیون.
مزایای پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت (استانداردهای ISO)
-
افزایش بهره‌وری و کاهش اتلاف منابع
-
بهبود رضایت مشتری و افزایش وفاداری
-
پاسخگویی به الزامات قانونی و مقرراتی
-
افزایش شفافیت و قابلیت ردیابی فرآیندها
-
بهبود مستمر عملکرد سازمانی
-
ارتقای برند و اعتبار سازمان
اجزای کلیدی سیستم‌های مدیریت
-
خط‌مشی سازمانی: جهت‌گیری کلان سازمان در حوزه موردنظر
-
اهداف قابل‌اندازه‌گیری: اهداف استراتژیک و عملیاتی
-
فرآیندهای اصلی و پشتیبان: نقشه فرآیندی سازمان
-
ارزیابی ریسک و فرصت‌ها
-
مستندسازی: شامل روشها، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و سوابق
-
ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت
-
اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر
رویکردهای نوین در سیستم‌های مدیریت
مدیریت چابک (Agile Management)
تمرکز بر انطباق سریع با تغییرات، همکاری تیمی و تحویل مکرر ارزش. با این رویکرد سازمان ها همواره محیط های تاثیر گذار بر دستیابی به نتایج مورد نظر خود را رصد نموده و با در نظر گرفتن توانایی ها و منابع سازمانی در دسترس، سیستم مدیریت خود را به روز می نمایند و از این طریق ضمن حفظ حیات سازمان، ایجاد ارزش افزوده می نمایند.
تفکر سیستمی (Systems Thinking)
درک سازمان به عنوان یک کل متشکل از اجزای مرتبط که تعامل آنها موجب خلق ارزش می‌شود. در این رویکرد سازمان از ارتباط و تعامل زنجیر وار فرآیند ها تشکیل شده است که نتیجه همکاری و تعامل تک تک اجزاء باعث ایجاد ارزش و بهروری سازمانی می گردد. به همین منظور سازمان ها تلاش می نمایند تا همواره (رویکرد PDCA) فرآیند ها را بهینه نمایند.
دیجیتالی‌سازی سیستم مدیریت
استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های هوش مصنوعی برای پایش و بهبود فرآیندهای مدیریتی.
یکپارچه‌سازی سیستم‌های مدیریت (IMS)
ترکیب چند استاندارد مدیریتی مانند ISO 9001، 14001 و 45001 در یک ساختار مشترک برای کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری. Integrated Management System موجب چابکی سازمان در تعامل با مشتریان و سایر ذینفعان می گردد.
مراحل آیند طرحریزی سیستم‌های مدیریت
مراحل طرحریزی و استقرار سیستم‌های مدیریت بسته به نوع و ماهیت سازمان، کسب و کارش، محصولات و خدمات و همچنین اندازه سازمان می تواند متفاوت باشد ولی به صورت کلی شامل مراحل زیر است.
-
شناسایی نیازها و انتظارات ذینفعان
-
تحلیل محیط داخلی و خارجی سازمان (SWOT یا PESTEL)
-
تعیین اهداف کلان و سیاست‌های مدیریتی
-
انتخاب نوع سیستم مدیریت متناسب با اهداف (مثلاً کیفیت، ایمنی، محیط زیست)
-
طراحی ساختار سیستم و فرآیندهای کلیدی
-
تدوین مستندات ایزو (دستورالعمل، روش اجرایی، فرم‌ها و…)
-
آموزش و توانمندسازی کارکنان
-
اجرای پایلوت و استقرار مرحله‌ای سیستم
-
پایش، اندازه‌گیری و تحلیل عملکرد سیستم
-
بازنگری، بهبود مستمر و دستیابی به اهداف تعیین‌شده