شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
ممیزی داخلی سیستم های مدیریت ایزو یک فرایند مستقل پایش و ارزیابی فرآیند ها و کل سیستم مدیریت مستقر شده در سازمان است که تعیین می کند چه میزان سیستم مدیریت در سازمان به صورت صحیح طرحریزی شده و چه اندازه اجرا شده و اثربخش می باشد به معنی دیگر یعنی آیا سیستم کارایی و اثربخشی لازم را همزمان دارد.
فاصله هر ممیزی داخلی چه مدت است؟
به همین منظور پس از پیاده سازی استانداردها همانند ایزو 9001 ، ایزو 14001 و ….. و در انتهای پروژه پیاده سازی و اجرا (مدت زمان اجرا برای ممیزی داخلی می تواند بین شش ماه تا یکسال تعیین گردد)، ممیزی داخلی توسط سازمان(انتخاب ممیزان داخلی یا بیرونی مستقل) و ممیزی خارجی تحت عنوان ممیزی صدور توسط شرکت های مستقل شخص ثالث (CB: Certification Body) و به درخواست سازمان انجام می گردد که ارائه خدمات ممیزی داخلی به یک شرکت یا شخص حقیقی مزیت های زیر را برای سازمان به همراه دارد.
شرایط انتخاب ممیزان داخلی سیستم های مدیریت ایزو
با توجه به اینکه بر اساس استاندارد ایزو 19011 فرآیند ممیزی سیستم های مدیریت ایزو یک فرآیند مستقل است و هیچ نمی تواند فرآیند خود را ممیزی نماید لذا انتخاب ممیزان مستقل و با صلاحیت اهمیت زیادی دارد و باید به آن توجه کافی شود. در ادامه باید به دو دوسته ویژگی های بسیار مهم برای انتخاب ممیزان داخلی باصلاحیت مطابق الزامات ISO 19011:2018 اشاره کنیم که به شرح ذیل است.
ویژگی های فنی مرتبط با دانش و تخصص ممیز
ممیزان به صورت کلی باید دارای:
الف) دانش و مهارت های لازم برای دستیابی به نتایج مورد نظر از ممیزی های که انجام می دهند دارا باشند.
ب) شایستگی عمومی و سطحی از انضباط و دانش و مهارت های خاص بخش.
همچنین رهبران تیم ممیزی باید دانش و مهارت های اضافی لازم برای ارائه رهبری تیم ممیزی را داشته باشند.
دانش و مهارت های عمومی لازم برای ممیزان سیستم مدیریت
الف) اصول، فرآیندها و روش های ممیزی:
دانش و مهارت در این زمینه ممیزان را قادر می سازد اطمینان حاصل شود که ممیزی ها به شیوه ای منظم و منظم انجام می شود و یک ممیزی باید بتواند:
– انواع ریسک ها و فرصت های مرتبط با ممیزی و اصول آن را درک کند (رویکرد مبتنی بر ریسک برای ممیزی)؛
– برنامه ریزی و سازماندهی موثر کار؛
– انجام ممیزی در برنامه زمانی توافق شده؛
– اولویت بندی و تمرکز بر موضوعات مهم؛
– ارتباط موثر، شفاهی و کتبی چه به صورت شخصی یا از طریق استفاده از مترجم؛
– جمع آوری اطلاعات از طریق مصاحبه موثر، گوش دادن، مشاهده و بررسی اطلاعات مستند، از جمله سوابق و داده ها؛
– درک مناسب بودن و پیامدهای استفاده از تکنیک های نمونه گیری برای ممیزی.
– نظرات کارشناسان فنی را درک کرده و در نظر بگیرید.
– ممیزی یک فرآیند از ابتدا تا انتها، از جمله روابط متقابل با سایر فرآیندها و بخش های مختلف، در صورت لزوم؛
– بررسی ارتباط و صحت اطلاعات جمع آوری شده؛
– تأیید کافی و مناسب بودن شواهد ممیزی برای پشتیبانی از یافته های ممیزی و نتیجه گیری؛
– ارزیابی آن دسته از عواملی که ممکن است بر قابلیت اطمینان یافته ها و نتایج ممیزی تأثیر بگذارد.
– مستندسازی فعالیت های ممیزی و یافته های ممیزی و تهیه گزارش ها؛
– حفظ محرمانه بودن و امنیت اطلاعات.
درخواست مشاوره
ب) استانداردهای سیستم مدیریت و سایر مراجع:
دانش و مهارت در این زمینه را قادر می سازد ممیز برای درک دامنه ممیزی و اعمال معیارهای ممیزی، باید موارد زیر را پوشش دهد:
– استانداردهای سیستم مدیریت یا سایر اسناد هنجاری یا راهنمایی/پشتیبانی مورد استفاده برای تعیین معیارها یا روش های ممیزی؛
– بکارگیری استانداردهای سیستم مدیریت توسط ممیزی شونده و سایر سازمانها.
– روابط و تعاملات بین فرآیندهای سیستم(های) مدیریت؛
– درک اهمیت و اولویت چندین استاندارد یا مرجع؛
– کاربرد استانداردها یا ارجاعات به موقعیت های مختلف ممیزی.
ج) سازمان و زمینه آن: دانش و مهارت در این زمینه ممیز را قادر به درک ساختار، هدف و شیوه های مدیریت ممیزی شونده می نماید و باید موارد زیر را پوشش دهد:
– نیازها و انتظارات طرف های ذینفع مربوطه که بر سیستم مدیریت تأثیر می گذارد.
– نوع سازمان، حکومت، اندازه، ساختار، عملکردها و روابط؛
– مفاهیم کلی تجارت و مدیریت، فرآیندها و اصطلاحات مرتبط، از جمله برنامه ریزی، بودجه و مدیریت افراد؛
– جنبه های فرهنگی و اجتماعی ممیزی شونده.
د) الزامات قانونی و مقرراتی قابل اجرا و سایر الزامات: دانش و مهارت در این زمینه ممیز را قادر می سازد تا از الزامات سازمان آگاه باشد و در چارچوب آن کار کند.
دانش و مهارت های خاص مربوط به حوزه قضایی یا فعالیت ها، فرآیندها، محصولات ممیزی شونده و خدمات باید موارد زیر را پوشش دهد:
– الزامات قانونی و نظارتی و سازمان های حاکم بر آنها؛
– اصطلاحات حقوقی پایه؛
– قرارداد و مسئولیت
ویژگی های فردی ممیزان
الف) با اخلاق، یعنی منصف، راستگو، صادق و با احتیاط؛
ب) نگرش باز، یعنی مایل به بررسی ایده ها یا دیدگاه های جایگزین؛
ج) دیپلماتیک، یعنی درایت در برخورد با افراد؛
د) مشاهده کننده، یعنی مشاهده فعال محیط و فعالیت های فیزیکی؛
ه) ادراکی، یعنی آگاه و قادر به درک موقعیت ها؛
و) همه کاره، یعنی قادر به انطباق آسان با موقعیت های؛
ز) سرسخت، یعنی پایدار و متمرکز بر دستیابی به اهداف؛
ح) قاطع، یعنی قادر به نتیجه گیری به موقع بر اساس استدلال و تحلیل منطقی.
الف) متکی به خود، یعنی قادر به عمل و عملکرد مستقل و در عین حال تعامل مؤثر با دیگران؛
ی) قادر به عمل با صلابت، یعنی قادر به عمل مسئولانه و اخلاقی، حتی اگر این اقدامات ممکن است
همیشه محبوب نباشند و گاهی ممکن است منجر به اختلاف یا تقابل شوند.
ک) آماده برای بهبود، یعنی مایل به یادگیری از موقعیت ها؛
ل) از نظر فرهنگی حساس، یعنی رعایت و احترام به فرهنگ ممیزی شونده؛
م) مشارکتی، یعنی تعامل موثر با دیگران، از جمله اعضای تیم ممیزی و پرسنل ممیزی شونده
مزایای استفاده از ممیزان بیرون سازمانی در ممیزی داخلی سیستم های مدیریت ایزو
- عدم گرایش و جهت گیری در فرآیند ممیزی
- شناسایی فرصت های بهبود
- شناسایی نیروهای خلاق و نخبه
- افزایش اهمیت ممیزی برای کارکنان سازمان
- گزارش ممیزی واقع گراینه تر
فرآیند ممیزی داخلی سیستم های مدیریت ایزو
1-برنامه ریزی ممیزی
- مطالعه درخواست سازمان، دامنه فعالیت ها، محصولات و خدمات
- تعیین نوع ممیزی (عادی – اضطراری)
- تهیه طرح ممیزی داخلی شامل;
- انتخاب تیم ممیزی شامل سرممیز و ممیزان
- تهیه شرح وظایف و نقش های ممیزان
- تدوین روش اجرایی ممیزی(متدهای ممیزی)
- چک لیست ممیزی شامل معیارهای ممیزی
- تاریخ انجام ممیزی(سازمان باید یک برنامه مشخص مثلاً شش ماهه یا سالیانه برای برگزاری ممیزی داخلی داشته باشد)
- زمان شروع و پایان ممیزی شامل افتتاحیه(opening meeting) و اختتامیه(closing meeting)
- واحد های ممیزی شونده شامل فرآیند های ممیزی درون هر واحد
- استثنائات ممیزی
- موضوعات ممیزی در هر فرآیند
- ممیزی شوندگان
- اسناد مورد ممیزی
- اعلام/ارسال برنامه ممیزی با سازمان یا فرآیند ها
2-اجرای ممیزی داخلی
- جلسه افتتاحیه(opening meeting)
- جمع آوری شواهد ممیزی(مصاحبه، مشاهده و….)
- ثبت شواهد
- بررسی یافته های ممیزی
- تصمیم گیری
- جلسه اختتامیه(closing meeting)
3-گزارش ممیزی
- تهیه گزارش ممیزی ظرف مدت حداکثر 5 روز
- ارسال گزارش ممیزی با سازمان(در صورتیکه ممیزان بیرونی باشند) یا مدیران فرآیند ها
4-پیگیری اقدامات اصلاحی ممیزی
- تصمیم گیری در خصوص اقدامات صورت گرفته