شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
ایزو 9004 یک استاندارد بین‌المللی برای مدیریت کیفیت است که راهکارهایی را در جهت بهبود عملکرد در دستیابی به موفقیت پایدار ارائه می نماید. در واقع ایزو 9004 با رهنمودهای خود باعث بهبود فرآیند ها، ارتباطات اثربخش، ایجاد فرهنگ کیفیت محور در برآورده سازی نیازها و انتظارات مشتریان و سایر ذینفعان می گردد.
همچنین استاندارد ISO 9004 با ایجاد سیستم منظم خود ارزیابی به عنوان یک ابزار بازنگری سطح بلوغ سازمانی، نقاط ضعف و قوت سیستم مدیریت کیفیت را در سطوح مختلف سازمان همانند رهبری، راهبرد، سیستم کیفیت، منابع و فرآیند ها جستجو نموده و تلاش می نماید آنها را بهبود نماید. در واقع، ایزو 9004 به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا به عنوان یک سازمان پویا و پایدار، روی رشد و توسعه خود تمرکز نموده و بهبود مستمر را در همه جنبه های سازمان تجربه کنند.
ایزو 9004 چیست؟
مدیریت برای موفقیت پایدار یک سازمان – یک سیستم مدیریت کیفیت (Managing for the sustainable success of an organization – a quality management system) یک استاندارد بین‌المللی است که توسط توسط كميته فني شماره 176 سازمان بین‌المللی استانداردسازی ايزو (176 TC/ISO) منتشر شده است. این استاندارد به عنوان یک راهنما شامل مباحث و رهنمودهایی است برای بهبود کارآیی سازمان‌ها در ارتباط با مدیریت کیفیت و مدیریت کارآمدی.
استقرار ایزو 9004 مناسب چه سازمان هایی است؟
استقرار ایزو 9004 برای هر سازمانی صرف نظر از اندازه، نوع و فعالیت آن قابل اجرا است به شرطی که بستر آن آماده باشد که می توان به تصمیم و پشتیبانی مدیریت عالی، تامین منابع و زیر ساخت و همچنین پذیرش ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت با رویکرد جامع و پایدار در نزد کارکنان سازمان اشاره نمود. که در این شرایط سازمان ها می توانند با استفاده از دانش داخل سازمانی و یا بکارگیری مشاوران با صلاحیت ایزو اقدام به پیاده سازی و استقرار این استاندارد نمایند. از کلیدی ترین وظایف مشاوران ایزو در طول فرآیند مشاوره ایزو ایجاد و تدوین مستندات ایزو 9004 متناسب با اندازه، فرهنگ و صلاحیت کارکنان سازمان است.
سه تفاوت کلیدی ایزو 9001 و ایزو 9004 کدام است؟
موضوع هر دو استاندارد سیستم مدیریت کیفیت است با این تفاوت که ISO 9001:2015 بر برآورده سازی الزامات و خواسته های مشتری تمرکز دارد در حالیکه ISO 9004:2018 با رویکرد جامع تر بر روی بهبود عملکرد تمامی جنبه های سیستم مدیریت تاکید دارد که هدف از آن دستیابی به موفقیت پایدار در سازمان است. در زیر به سه تفاوت عمده و کلیدی سیستم های مدیریت کیفیت ایزو 9001 و ایزو 9004 می پردازیم:
- تمرکز بر بهبود مستمر: استاندارد ایزو 9001 بر برآورده سازی الزامات و نیازهای مشتری تاکید دارد، اما ایزو 9004 به سازمان رهنمود می دهد تا از طریق بهبود مستمر، عملکرد کلی خود را افزایش دهند.
- توسعه مدیریت ریسک و فرصت‌ها: ایزو 9004 سازمان را ترغیب می‌کند تا به طور جامع تری به مدیریت ریسک و فرصت‌های تجاری بپردازد اما ایزو 9001 بر شناسایی و ارزیابی ریسک عوامل تاثیر گذار بر اهداف و استراتژی ها و همچنین فرآیند ها تاکید دارد.
- رویکرد بلندمدت: تامید استاندارد ایزو 9004 بر پایداری بلندمدت و ایجاد ارزش افزوده برای کلیه ذینفعان (کارکنان، مشتریان، جامعه و غیره) است.
| جهت دانلود متن فارسی استاندارد ایزو 9004 به انتهای صفحه مراجعه نمایید |
ساختار استاندارد ایزو 9004
- رهبری و مدیریت: تأکید بر رهبری قوی و همسو کردن اهداف سازمانی با اهداف بلندمدت.
- راهبردها و سیاست‌ها: تنظیم استراتژیها و سیاست‌ها به منظور دستیابی به مزیت‌های رقابتی و پایداری.
- مدیریت منابع: تاکید بر استفاده بهینه از منابع سازمانی، به ویژه منابع انسانی و فنی.
- پایش و اندازه‌گیری: بررسی و ارزیابی مداوم عملکرد و ارزیابی انطباق با اهداف به عنوان یک ابزار.
- بهبود و نوآوری: تأکید بر نوآوری و بهبود مستمر برای دستیابی به عملکرد پایدار.
مزایای پیاده سازی ایزو 9004
1. بهبود بهره‌وری و کارایی سازمان
ایزو 9004 سازمان‌ها را تشویق می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه کرده و از منابع به صورت بهینه استفاده نمایند. این استاندارد به شناسایی فرصت‌های بهبود و حذف اتلاف ها کمک می‌کند که منجر به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می گردد.
2. موفقیت بلندمدت و پایدار
طی مدیریت بهتر منابع، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تر و بهبود مستمر، سازمان می‌تواند در طولانی‌مدت در بازار رقابت کند و به موفقیت پایدار دست یابد چرا که ایزو 9004 بر پایداری سازمان تمرکز دارد.
3. مدیریت جامع ریسک‌ها و فرصت‌ها
ایزو 9004 سازمان‌ها را تشویق می‌کند تا ریسک‌ها و فرصت‌های تجاری را به‌طور جامع‌تر شناسایی و مدیریت کنند. این موضوع ضمن کم کردن هزینه مدیریت ریسک، باعث کاهش خطرات و استفاده بهتر از فرصت‌های موجود در بازار می‌شود.
4. بهبود رضایت مشتری و سایر ذینفعان
سازمان می‌تواند از طریق ایجاد بهبود در فرآیندها و افزایش کیفیت، رضایت مشتری و سایر ذینفعان را از جمله سهامداران، مدیران، کارکنان، تأمین‌کنندگان و حتی جامعه را افزایش دهد. این استاندارد به بهبود ارتباطات و تعاملات با ذینفعان تاکید دارد.
5. افزایش نوآوری و بهبود مستمر
پیاده‌سازی ایزو 9004 سازمان‌ها را در تقویت فرهنگ نوآوری تشویق می کند. این استاندارد بر بهبود مستمر تأکید دارد و به سازمان کمک می‌کند که همیشه به دنبال راهکارهای جدید برای بهبود فرآیندها و محصولات خود باشند.
6. بهبود تصمیم‌گیری استراتژیک
استقرار سیستم مدیریت کیفیت – ایزو 9004 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از داده‌ها و اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری استراتژیک استفاده کنند. این امر به مدیریت بهتر منابع و جهت‌گیری صحیح سازمان در مسیر رشد و توسعه کمک می‌کند.
7. افزایش رقابت‌پذیری در بازار
سازمان‌هایی که ایزو 9004 را پیاده‌سازی می‌کنند، به دلیل بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت، می‌توانند رقابت‌پذیری بیشتری در بازار تجربه نمایند و از رقبای خود در کسبو کار و استراتژیها پیشی گیرند.
8. ارتقاء فرهنگ سازمانی
با پیاده‌سازی ایزو 9004، فرهنگ سازمانی بر پایه بهبود مستمر، مدیریت کیفیت و توجه به پایداری و بلندمدت تقویت می‌شود. این فرهنگ به ایجاد تعهد در کارکنان و مدیران به بهبود عملکرد جامع و موفقیت سازمان کمک می‌کند. پیاده‌سازی ایزو 9004 نه‌تنها به بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند، بلکه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به رشد پایدار و موفقیت بلندمدت دست یابند.
موانع پیاده سازی ایزو 9004
در زیر به برخی موانع پیاده سازی ایزو 9004 می پردازیم که عبارتند از:
1. مقاومت در برابر تغییر
یکی از بزرگترین موانع در پیاده‌سازی ایزو 9004 مقاومت کارکنان و مدیران در برابر تغییرات است زیرا افراد ممکن است از تغییرات فرآیندی یا سازمانی که این استاندارد به همراه دارد، احساس نگرانی نمایند و به دلیل ترس از ابهام در خروجی تغییرات و ناشناخته‌ها یا از دست دادن وضعیت فعلی خود، همکاری کافی نداشته باشند.
2. کمبود منابع
پیاده‌سازی ایزو 9004 نیازمند زمان، منابع مالی (پول) و نیروی انسانی است. سازمان‌هایی که از منابع کافی برخوردار نباشند، ممکن است با مشکلاتی در پیاده سازی، استقرار و اجرای صحیح استاندارد روبه‌رو شوند.
3. عدم آگاهی ناشی از آموزش ناکافی
نبود آموزش و آگاهی کافی درباره استاندارد ایزو 9004 می‌تواند مانعی برای پیاده‌سازی موفق باشد. اگر کارکنان و مدیران اطلاعات کافی در مورد الزامات و اهداف این استاندارد نداشته باشند، درک درستی از اهمیت و نحوه اجرای آن نخواهند داشت و نمی‌توانند به طور مؤثر وظایف خود را به انجام برسانند.
4. پیچیدگی
پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت – ISO 9004 ممکن است به دلیل پیچیدگی در فرآیندهای مدیریتی و نیاز به تغییرات عمیق در ساختارهای سازمانی چالش‌برانگیز باشد که این موضوع می‌تواند باعث سردرگمی و کاهش بهره‌وری در مراحل اولیه اجرای استاندارد شود.
5. عدم تعهد مدیران ارشد
موفقیت پیاده‌سازی ایزو 9004 وابسته به تعهد و حمایت کامل مدیران ارشد است. حال اگر مدیران ارشد سازمان پشتیبانی لازم را در استقرار و اجرای آن ارائه ندهند، پروژه پیاده‌سازی با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.
6. فرهنگ سازمانی نامناسب
پیاده‌سازی ایزو 9004 نیازمند یک فرهنگ منسجم سازمانی است که بر بهبود مستمر و نوآوری تمرکز داشته باشد. اگر فرهنگ سازمانی بر مبنای مقاومت در برابر تغییر، نپذیرفتن نوآوری و تمایل به روش‌های سنتی باشد، اجرای این استاندارد با چالش‌های جدّی روبرو می‌گردد.
7. ارتباطات نامناسب
عدم ارتباط موثر بین بخش‌های مختلف سازمان و ناکارآمدی در انتقال اطلاعات، می‌تواند به مانع بزرگی برای پیاده‌سازی موفق ایزو 9004 تبدیل شود. این استاندارد نیازمند همکاری و هماهنگی نزدیک میان تمامی بخش‌های سازمان است و بدون ارتباطات مؤثر، اجرای آن با مشکلاتی مواجه خواهد شد لذا ایجاد یک سیستم ارتباطی اثربخش در ابتدای پروژه پیاده سازی ایزو 9004 از ضروریات است.
8. هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری
یکی دیگر از موانع پیاده‌سازی ISO 9004 هزینه های مربوط به استقرار، نگهداری و به‌روزرسانی سیستم‌های مدیریت کیفیت ISO9004 است که برخی سازمان‌ها را ایجاد این سیستم مدیریتی مردّد می نماید. این هزینه‌ها می تواند شامل هزینه های جذب یا قرارداد با مشاوران ایزو، آموزش کارکنان، توسعه فرآیندها و زیرساخت‌ها باشد.
9. عدم تطابق با نیازهای خاص سازمان
برخی سازمان‌ها ممکن است احساس کنند که الزامات استاندارد ایزو 9004 با نیازها و شرایط خاص آنها تطابق ندارد. اگر استاندارد به خوبی با فرآیندهای سازمانی هماهنگ نشود، ممکن است بهره‌وری کاهش یابد و مشکلات جدیدی ایجاد شود.
10. پیچیدگی در ارزیابی عملکرد و بهبود مستمر
پایش و اندازه گیری مداوم عملکرد سیستم مدیریت کیفیت- ایزو 9004 سازمان ضروری است. لذا اگر سازمان فاقد سیستم‌های اندازه‌گیری مؤثر باشد یا توانایی ارزیابی عملکرد خود را نداشته باشد، پیاده‌سازی و بهبود مستمر دشوار خواهد بود.
حرف آخر در خصوص ایزو 9004
ایزو 9004 به سازمان‌ها شامل شرکت های تولیدی، صنعتی، خدماتی و غیره یک رویکرد جامع برای موفقیت پایدار ارائه می‌دهد و به آنها کمک می‌کند که نه تنها الزامات کیفیت را رعایت کنند بلکه فراتر از آن رفته و عملکرد کلی خود را ارتقا دهند.
