شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
شاید همواره این سوال که بهینه ترین راه برای نگهداری و تمدید گواهینامه های ایزو چیست؟ در ذهن شما کارفرمای محترم وجود داشته باشد چرا که برای شما مهم است بتوانید با کمترین استرس سازمانی، کمترین هزینه، کمترین دوباره کاری در تکمیل مستندات و ایجاد سوابق سیستم، بهترین نتیجه را در اخذ و یا تمدید سالیانه گواهینامه های ایزو کسب نمایید.
ولی بررسی سوابق گذشته نشان می دهد شاید نتواسته اید به تمام هدف های فوق نایل شوید چرا که همواره هزینه های غیر منتظره، استرس کارکنان در روز های پیش از ممیزی، تعارضات سازمانی ناشی از عدم شفافیت در وظایف و مسئولیت ها در خصوص اجرای سیستم و ایجاد سوابق، کیفیت نامناسب اجرای سیستم مدیریت، نتایج غیر انتظار در ممیزی شرکت صادر کننده گواهینامه و …. وجود داشته است.
حال چگونه می توانیم به این پرسش که “بهینه ترین راه برای نگهداری و تمدید گواهینامه های ایزو چیست؟” پاسخ دهیم؟
برای پاسخ به این پرسش شما باید اطلاعاتی در خصوص قیمت تمام شده نگهداری یکسال سیستم مدیریت خود را به طور مثال استاندارد مدیریت کیفیت ISO 9001 را در اختیار داشته باشید که شامل هزینه های دستمزد مستقیم و غیر مستقیم مدیر و کارشناسان تضمین کیفیت، هزینه های تامین منابع و لوازم اداری، هزینه های تجهیزات همانند کامپیوترها، پرینتر ها و حتی فضای زیر ساخت و …. می باشد.
آیا گزینه هایی دیگری به عنوان بهینه ترین راه برای نگهداری و تمدید گواهینامه های ایزو وجود دارد؟
سه گزینه برای بهینه ترین راه برای نگهداری و تمدید گواهینامه های ایزو وجود دارد که شامل موارد زیر است:
گزینه اول; کاهش هزینه های تمدید
اولین گزینه کاهش هزینه های تمدید گواهینامه های ایزو (ISO) است که در صورت وجود اطلاعات دقیق مالی و انجام برنامه ریزی و مدیریت کارکنان قابل انجام است ولی با توجه به مشغله مدیران ارشد و میانی و درگیر بودن کارکنان و مدیران عملیات در فرآیند های اصلی سازمان(تولید و خدمات) اجرای این مهم کمی مشکل به نظر می رسد.
گزینه دوم; استفاده از خدمات مشاور
این گزینه می تواند با یک هزینه تقریباً ثابت(به استثنای هزینه های معمول و منطقی اداری همانند پرینت، سیستم و …) و به چند روش انجام گردد که شرح آن در ذیل آمده است:
نوع اول; انعقاد قرارداد مشاوره صرفاً شامل آموزش، به روزآوری مستندات و نظارت بر اجرای سیستم مدیریت به صورت دوره ای. نوع دوم; انعقاد قرارداد مشاوره شامل آموزش، به روزآوری مستندات و همکاری در اجرای سیستم، همکاری در ممیزی داخلی، همکاری در برگزاری جلسه بازنگری مدیریت، همکاری در تعیین اهداف و اجرای برنامه های اهداف و لزوم حضور کارشناس تضمین کیفیت سازمان به عنوان مالک اصلی فرآیند. و نوع سوم; انعقاد قرارداد مشاوره و حضور به عنوان یک همکار سازمانی (مدیر/کارشناس تضمین کیفیت) شامل مشاوره، آموزش، بازنگری و مستند سازی سیستم مدیریت، اجرای سیستم همانند شناسایی عوامل محیطی، تعیین اهداف، اجرای برنامه ها، پیگیری امور سیستمی، پایش و تحلیل داده ها، ممیزی داخلی، بازنگری مدیریت، انجام اقدامات ریسک ها و فرصت ها، انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مرتبط و …. می باشد.
گزینه سوم; عدم تمدید گواهینامه های ایزو
به دو دلیل عمده، هزینه های گزینه سوم برای سازمان ها بیشتر از هزینه های ذکر شده موجود است چرا که سازمان ها هم در حوزه تبلیغات و برند سازی و هم در حوزه مدیریت فرآیند های سازمانی (در راستای حفظ و بهبود رضایت مشتریان و طرف های ذینفع) و ایجاد بهره وری به حفظ و نگهداری این استاندارد ها نیازمند هستند و نبود آنها خلاء بزرگی در محیط کسب و کار شدیداً رقابتی امروز ایجاد می نماید.
حال شما کارفرمای محترم کدام گزینه را انتخاب می نمایید؟
به نظر می رسد شما نیز در انتخاب گزینه دوم و به ویژه نوع سوم آن یعنی انتقال وظایف و مسئولیت های اجرای سیستم های مدیریت به مشاور با ما هم عقیده هستید چرا که در سال جدید و با وجود افزایش هزینه های نیروی کار، سازماندهی، هماهنگی و کنترل به ویژه در حوزه نگهداری سیستم های مدیریت، این راه کمترین هزینه، استرس، تعارض سازمانی، تداخلات کاری و بیشترین اطمینان به اثر بخشی سیستم و تمدید گواهینامه های ایزو را به همراه دارد.
حال اگر تصمیم شما انتخاب این گزینه است، “ما” می توانیم در سال 1402 به عنوان یک همکار سیستمی در تمام زمینه های پیاده سازی و اجرا، آموزش و ارتقاء کارکنان و کارشناسان، شناسایی و ارزیابی ریسک ها و فرصت های سازمانی، ممیزی های داخلی، بازنگری مدیریت، پیگیری اجرای اهداف و خروجی های بازنگری مدیریت به شما کمک نماییم.