شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
مستند سازی استانداردهای ایزو ISO، یکی از اصول اولیه و ضرورت های پیاده سازی و استقرار در یک سیستم مدیریت است که در تمامی استانداردهای به روز شده ایزو(بند ۵-۷ ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵) تحت عنوان Documented Information تعیین شده است و می بایست به عنوان مدارکی جهت ثبت سوابق عملکرد از اجرا و اثر بخشی سیستم و اقدامات اصلاحی بکارگرفته شود.
مستند سازی ایزو چیست؟
مستند سازی ایزو فرآیندی است که طی آن مشاور ایزو بر اساس الزامات استاندارد ایزو مورد نظر و الزامات خود سازمان اقدام به تهیه و تدوین روش های اجرایی که همان روش های انجام فرآیند ها همانند فرآیند خرید، فریند فروش، طراحی و تکوین و …و همچینن دستورالعمل های کاری شامل انجام عملیات ها و فعالیت های جزئی تر، طراحی فرم ها، چکلیست ها و غیره می نماید.
مستند سازی استانداردهای ایزو ISO شامل چه مستنداتی می شود:
برخلاف ویرایش قبلی الزامات استانداردهای ایزو که به صورت مشخصی نام می برد از عنوان روش های اجرایی(مشخصات ۶ روش اجرایی: کنترل مستندات- روش اجریی کنترل سوابق- روش اجرایی اقدامات اصلاحی- روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق- روش اجرایی اقدامات پیشگیرانه-روش اجرایی ممیزی داخلی)، در ویرایش های 2015 هیچ روش اجرایی الزام نشده و صرفا به تهیه اطلاعات مستند اشاره گردیده است که بسته به نوع الزام، نوع فرآیند، پیچیدگی محصولات، خدمات و فرآیندها، صلاحيت کاربران و کاربرد مورد نظر، سازمان اقدام به تهیه مستندات ایزو می نماید که به صورت کلی شامل موارد زیر است:
هرم مستندات ایزو
- خط مشی و اهداف
- نظامنامه(در صورت لزوم)
- روش های اجرایی
- دستورالعمل های کاری
- فرم ها
- چک لیست ممیزی داخلی
- ماتریس ارتباطات
- و….
ویژگی های یک مستند سازی خوب:
یک مستند سازی خوب در مرحله اول در راستای بند الزامی استاندارد است که به آن اشاره شده و سپس منطبق با نیازهای داخلی سازمان شامل الزامات محصولات/خدمات و مشتری می باشد که تبحر و تجربه های مشاور در صنعت های مختلف تعیین کننده کیفیت آن می باشد.
حجم مستند سازی ایزو
حجم و اندازه مستندات ایزو توسط مشاور ایزو خبره تشخیص داده می شود و نبایست آنقدر زیاد باشه که بعضی اطلاعات مستند موازی و یا همپوشانی تکراری داشته باشند که باعث بروکراسی اداری و تولیدی گردد و نه آنقدر کم باشد که امکان جمع آوری اطلاعت و شواهد به عنوان سوابق اجرا و اثربخشی سیستم مدیریت دچار چالش گردد.
نمونه مستندات ایزو
در این سایت نمونه های رایگان مستندات ایزو قرار داده شده است تا به عنوان الگو برای مستند سازی مورد استفاده قرار گیرد و در صورت نیاز کارشناسان ما با تجربه طولانی در مستند سازی سیستم های مدیریت آماده همکاری با سازمان شما هستند تا در کوتاه ترین زمان و با کیفیت و قیمت منصفانه مستندات مورد نیاز واحد تولیدی-خدماتی شما را تهیه و تدوین نمایند.
همچنین پکیج هایی از مستندات ایزو جهت خرید و دانلود قرار داده شده است که به صورت عمومی بوده و بسته به سازمان و سیستم مورد نظر نیاز به تغییرات مختصری از قبیل اضافه کردن آدرس و مشخصات شرکت- مشخصات محصول/خدمت، چارت سازمانی شرکت- جزئیاتی در خصوص نحوه اجرای فرآیند ها و عملیات ها می باشد.