مستندات ایزو (ISO)

مستندات ایزو چیست؟

مستندات ایزو (ISO) به اسنادی گفته می شود که شیوه و روش اجرای فرآیند ها و فعالیت ها را بر اساس الزامات استاندارد ایزو و الزامات خود سازمان بیان می کند و شامل روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری، چکلست ها، فرم ها و سایر مستندات است که توسط مشاور ایزو و بر اساس بند های استاندارد ایزو 9001، ایزو 14001، ایزو 45001 و یا سایر استاندارد ها تدوین می گردد.

در تعریفی دیگر مستندات ایزو به مجموعه ای از روش های اجرایی، دستورالعمل ها، چکلیست های ممیزی، شناسنامه فرآیند ها و فرمها گفته می شود که سازمان ها جهت اجرا و برآورده سازی الزامات استاندارد های بین المللی مربوط به خود تهیه و تدوین می نمایند.

سوابق ایزو چیست و چه مدت نگهداری می گردد؟

به مستندات اجرا شده سیستم مدیریت کیفیت شامل فرم ها، چکلیست های ممیزی، گزارشات، صورتجلسات بازنگری مدیریت و سایر مدارک و اسناد تکمیل شده سوابق ایزو گفته می شود که طبق یک دستورالعمل مشخص، محل، مدت زمان، چگونگی نگهداری و نحوه وارهایی آن توسط سازمان تعیین می گردد.  

دلایل نیاز به مستنندات ایزو (ISO)

هرچند در ویرایش جدید استاندارد های ایزو همانند گذشته دیگر الزامی به تدوین روش های اجرایی نشده است ولی همچنان تحت عنوان اطلاعات مدون لزوم تهیه مستندات و ایجاد سوابق جهت نشان دادن اجرا و اثر بخشی سیستم مدیریت را بیان نموده است، بنابر این مشاوران و کارشناسان ایزو جهت استقرار سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و زیست محیطی و سایر استاندارد های ISO نیاز به ایجاد و تدوین مستندات ایزو در قالب شناسنامه فرآیند ها، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری، فرم های اجرای فرآِیند ها، چارت ها، چک لیست ها و سایر اسناد مورد نیاز ایزو تحت عنوان “Documented Information” هستند و مشاوران و کارشناسان تضمین کیفیت در تهیه مستندات ایزو می بایست الزامات زیر را در نظر بگیرند.

• الزامات استانداردهای ایزو
• الزامات مشتری
• مقرّرات قانونی
• الزامات خود سازمان

هرم مستندات

همانطور که دربیان شد، تدوین مستندات-ایزو با این هرم جزء الزامات ایزو نبوده ولی همچنان به صورت عمومی سازمان ها هنگام پیاده سازی و استقرار سیستم های مدیریت به صورت مستقل و یا با کمک مشاور اقدام به تدوین مستندات ایزو شامل موارد زیر می نمایند:

• خط مشی کیفیت
• نظامنامه
• فرآیند ها
• روش های اجرایی
• دستورالعمل ها
• فرم ها
• چک لیست ها

مستندات و سوابق اجباری ایزو 9001:2015

• دامنه سیستم مدیریت کیفیت.
• خط مشی کیفیت.
• اهداف کیفیت
• روش کنترل فرآیندهای برون سپاری شده
• سوابق کالیبراسیون و نگهداری تجهیزات نظارت و اندازه گیری.
• سوابق صلاحیت
• سوابق بررسی الزامات محصولات و خدمات.
• سوابق الزامات جدید برای محصولات یا خدمات.
• سوابق ورودی طراحی و توسعه
• سوابق کنترل های طراحی و توسعه.
• سوابق خروجی طراحی و توسعه.
• سوابق تغییرات طراحی و توسعه.
• سوابق ارزیابی تامین کنندگان خارجی.
• سوابق ویژگی های محصولات و خدمات.
• سوابق تغییرات در اموال مشتری.
• سوابق تغییرات در محصولات یا خدمات ارائه شده.
• شواهد انطباق محصولات و خدمات.
• سوابق عدم انطباق
• اطلاعات در مورد نظارت بر عملکرد
• برنامه ها و نتایج ممیزی داخلی
• نتایج بازنگری های مدیریت
• سوابق اقدامات اصلاحی انجام شده

نحوه تدوین مستندات

برای تدوین مستندت لازم است کارشناسان سازمان به الزامات استاندارد ایزو مربوطه آشنایی کامل داشته باشند و همچنین دارای رویکرد فرآیندی باشند تا بتوانند مستندات را با کیفیت و اثر بخشی لازم برای سازمان تهیه و تدوین نمایند. از دیگر صلایت های لازم برای تهیه و تدوین مستندات ایزو، آشنایی با فرآیند های سازمان، محصولات، خدمات و عملیات ها توسط کارشناس تدوین است.

دانلود مستندات ایزو (ISO)

امروزه بسیاری از کارشناسان تضمین کیفیت و مشاوران جوان که بعضی سیستم ها را برای اولین بار پیاده سازی می کنند، ترجیح می دهند به جای صرف زمان برای طراحی و تدوین، پکیج مستندات ایزو را خریداری نمایند که این کار دو فایده اصلی برای آنان دارد اول اینکه نیاز به صرف زمان طولانی برای طراحی و تدوین مستندات ندارند و همین امر باعث افزایش سرعت در پیاده سازی می گردد و دوم فایده آن تهیه این مستندات به دلیل سابقه اجرایی آنها در پروژه های مختلف توسط مشاوران باتجربه، اطمینان خاطر بیشتری را ایجاد می نماید و در ممیزی ها درصد موفقیت در دریافت گواهینامه ایزو بسیار بیشتر است. به همین دلیل مستندات ایزو به صورت پکیج های آماده و همچنین به صورت روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری، چک لیست های ممیزی، نظامنامه و شناسنامه فرآیند ها و در فرمت های word, excelو visio توسط کارشناسان این شرکت جهت دانلود در این سایت قرار داد شده است و تنها با چند کلیک فایل مستندات با فرمت zip در اختیار شما خواهد بود.