شرکت کیفیت پژوهان آریا مشاور سیستم های مدیریت کیفیت، ایمنی و
ضرورت پیاده سازی و استقرار ایزو در شرکت های EPC به دو دلیل عمده است که یکی از آنها نیاز به اخذ گرید(رتبه) توسط شرکت های EPC در سازمان های ذیربط همانند سازمان برنامه ریزی و ……است و دیگری نیاز به یکپارچه سازی و بهبود فرآیند های اصلی، مدیریتی و پشتیبانی در این گونه شرکت ها می باشد چرا که به دلیل حجم بالای فعالیت فرآیندها و تعاملات زیاد و تقریباً پیچیده آنها، امکان سردرگمی، عدم انسجام سازمانی در جمع آوری اسناد مناقصه، شرکت قدرتمند در مناقصات، تاخیر در اجرای پروژه ها، عدم به رو بودن مستندات و سوابق پروژه ها، عدم ارزیابی دقیق ریسک شرکت در مناقصه/ پروژه، عدم کنترل پروژه و فعالیت ها(Task) زیاد است که موجب ایجاد هزینه های آشکار و پنهانی برای سازمان می گردد.
EPC: engineering procurement construction
ضرورت ایزو در شرکت های EPC
با توجه به آنچه در بالا گفته شد شرکت های فعال در حوزه EPC به دلیل نیاز به اخذ گرید سازمان برنامه ریزی می بایست اقدام به پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 نمایند و سپس با ایجاد سازوکار تضمین کیفیت می توانند اقدام به برنامه ریزی و کنترل کمی و کیفی پروژه ها در راستای کاهش قیمت تمام شده، بهبود فرآیند ها و افزایش رضایت مشتری نمایند.
دلایل نیاز به اخذ گرید(رتبه)
شاید تا الان از خود سوال کرده باشید چرا بعضی شرکت ها تلاش می کنند گرید(رتبه) سازمان مشخصی را اخذ کنند، دلیل اصلی این امر این است شرکت های EPC جهت قرار گرفتن در لیست تامین کنندگان شرکت های کارفرما(Vendor List) می بایست دارای گرید(رتبه) مشخصی که مورد تایید سازمان کارفرما است باشند.
فرآیند های سازمان های EPC
شرکت های EPC نیز دارای فرآیند های اصلی، مدیریتی و پشتیبانی هستند که می توان به فرآیندهای اصلی بازاریابی، مناقصات و فروش، طراحی(فنی و مهندسی)، بازرگانی خارجی(برنامه ریزی، تامین، بازرسی، حمل، ترخیص و تحویل)، بازرگانی داخلی(خرید و ارزیابی تامین کننده)، کنترل پروژه، حسابداری و مالی، انبار، تولید اشاره نمود.
فرآیند فروش و مناقصات
فرآیند فروش یکی از مهمتری فرآیند های سازمان های EPC است که فرآیند شرکت در مناقصات، تهیه اسناد مناقصه(پیشنهاد فنی، پیشنهاد قیمت، ضمانت نامه ها و…)، آنالیز سود و سوزیان، شرکت در مناقصات، مذاکرات با مشتری و انعقاد قرارداد با مشتری را مدیریت می نماید.
فرآیند بازرگانی
فرآیند بازرگانی خارجی در شرکت های EPC از فرآِیند های اصلی و عمده است که نقش محوریت در ارتباط با فرآیند های طراحی، مالی، فروش(ارتباط با مشتری) و مدیریت ارشد را دارا است چرا که بخش اصلی رسالت سازمان (P) یعنی تامین و تحویل کالا مطابق الزامات مناقصه و قرارداد(مشخصات فنی-پارت لیست) از مرحله برنامه ریزی سفارش گذاری(purchase order) تا مرحله ترخیص و دریافت کالا از گمرک و در بعضی مواقع تحویل به مشتریان را در بر می گیرد.
بازرگانی داخلی
همانند بازرگانی خارجی مسئول تهیه و تامین آن بخش از اقلام و کالاها است که در داخل کشور در دسترس و مورد تایید مشتری(کارفرما) می باشد و پیچیدگی آن نسبت به بازرگانی خارجی، بسیار کمتر است چرا که شامل فرآیند های پیچیده پرداخت های ارزی، ترخیص گمرک، بازرسی خارجی و …نمی باشد.
ساخت و تولید داخلی
لازم به توضیح است با توجه به ماهیت پروژه ها، کالاها و توان مالی و تکنولوژیکی، بعضی سازمان ها بعضی از قطعات و کالاها را خود در داخل تولید می نمایند.
فرآیند طراحی
در شرکت های مهندسی مشاور فرآیند های طراحی بسیار گسترده و پویا است چرا که فرآیند طراحی تنها مختص به بعد از قرارداد و تهیه طرح های اجرایی ساخت و پروژه نمی باشد بلکه در پیش از قرارداد و در هنگام شرکت در مناقصه ارائه طرح های مربوطه به پروژه تحت عنوان پیشنهاد فنی جزء وظایف این بخش است که در تعیین قیمت تمام شده پروژه شامل تامین کالا و اجرای پروژه بسیار موثر و تعیین کننده است.
ایزو در شرکت های EPC و کنترل سوابق(آرشیو)
یکی از مهمتری فرآِیند های پشتیبان در شرکت های مهندسی و مشاوره EPC ایجاد سیستم آرشیو یا نگهداری اسناد و سوابق است که مطابق الزامات استاندارد های ایزو می بایست نگهداری سوابق برای اثبات اثربخشی اقدامات کیفی تا زمان طول عمر تولید یا عمر پروژه نگهداری گردد و در بعضی استاندارد ها حداقل 2 یا 5 سال عنوان شده است و نظارت و کنترل آن توسط واحد تضمین کیفیت انجام می گیرد.
ضرورت این فرآیند در سازمان ها EPC مشکل عدم در دسترس بودن نقشه ها و طرح های منفی، پارت لیست قطعات، مفقود شدن اسناد فنی تصدیق شده مشتریان، تهیه مجدد یک سند فنی(دوباره کاری) و …را کاهش یا به کلی حذف می نماید و در مقابل سرعت در تهیه مستندات فنی، تهیه و تامین سریع کالا، بازرسی دقیقتر کالا و تحویل سریعتر کالا به مشتری را در بر دارد.
نصب و راه اندازی(ساخت)
آخرین مرحله از EPC یعنی (C) است که در واقع همان نصب و راه اندازی زیر ساخت و تجهیزات پروژه است که به صورت موازی با تامین بعضی از قطعات و تجهیزات در حال انجام است که در پایان پروژه با حضور بازرس کارفرما مورد بازرسی و کنترل و تایید قرار می گیرد و سپس طی صورتجلسه ای پروژه تحویل کارفرما می گردد.
ایزو در شرکت های EPC و کنترل پروژه
کنترل پروژه در پروژه های EPC نقش بسایر کلیدی و تعیین کننده ای دارد چرا که طی یک برنامه گانت چارت تمام فعالیت های پروژه را از مرحله شرکت در مناقصه تا مرحله نصب و راه اندازی و تحویل به مشتری را برنامه ریزی، کنترل و نظارت می نماید. در واقع کنترل پروژه علاوه بر زمانبندی فعالیت ها بعد از انعقاد قرارداد، نحوه و زمان تامین منابع مالی، زمان طراحی و تهیه اسناد فنی، زمان تامین کالا توسط تامین کننده، زمان ساخت و تولید کالا توسط تامین کننده داخلی و یا خارجی، زمانبندی بازرسی های کیفی، ترخیص، حمل و بارگیری، تحویل، نصب و راه اندازی را نظارت و کنترل می نماید که موجب کاهش هزینه های تاخیر در هر مرحله از پروژه و ایجاد چابکی در سازمان می گردد.
ایزو در شرکت های EPC -تضمین کیفیت
در پایان نتیجه می گیریم ایزو در شرکت های EPC به دلیل حساسیت های خاص پروژه ها، الزامات و خواسته های مشتریان(تعهد قرارداد) و پیچیدگی های فرآیند ها و فعالیت های آنان یک ضرورت بوده و به همین دلیل این قبیل سازمان ها نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیقتری در مدیریت پروژه ها است که خود مستلزم استقرار یک سیستم مدیریت کیفیت جامع و منسجم می باشد که طی آن سازمان با انجام ارزیابی های دوره ای، ممیزی های داخلی و خارجی، تجزیه و تحلیل داده ها، کنترل مستندات و سوابق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، مدیریت ریسک، مدیریت دانش، بازنگری مدیریت، تعریف، اجرا و نظارت بر پیشرفت اهداف کیفی، از ایجاد و استقرار مدیریت کیفیت در راستای افزایش رضایت مشتریان اطمینان حاصل می نماید.